Producent mebli - z 14 arkuszy Excel do działającego ERP w 10 tygodni

Firma istnieje od 2008 roku, sprzedaje meble biurowe na zamówienie (biurka, szafki, krzesła konferencyjne) głównie dla klientów B2B - korporacje, instytucje publiczne, firmy 50+ osób. Przed wdrożeniem cała operacja była zarządzana przez 14 arkuszy Excel (zlecenia, harmonogram, magazyn, oferty), maile i 'zna to tylko pan Wojtek' wiedzę plemienną.

Skala bólu: 30-40% zamówień nie wchodziło na czas (obietnice handlowca vs realna moc produkcji), kierownik zmiany tracił 2 godziny dziennie na 'co dziś robimy'. Zarząd dostawał raport sprzedaży raz na miesiąc - z 2-tygodniowym opóźnieniem.

Trzy główne wyzwania: (1) brak widoczności mocy produkcyjnych dla handlowców - obiecywali terminy, których produkcja nie potwierdzała, (2) magazyn surowców 'pływał' - raz na kwartał inwentaryzacja pokazywała brak płyt MDF, co blokowało produkcję na 2-3 dni, (3) zarząd nie miał dashboard'u zarządczego - decyzje były podejmowane 'na czuja' lub na podstawie 2-tygodniowych raportów księgowości.

Próby naprawienia: 2 razy próbowali wdrożyć Comarch Optima (zatrzymali się na braku CRM i drogich licencjach), raz Subiekt nexo (nie obsłużył produkcji dyskretnej), raz nawet rozważali Salesforce (TCO 3 lat = ~340 tys. zł vs ~95 tys. dla Open Mercato).

Wdrożenie w 10 tygodni: Tydzień 1-2 audyt (mapowanie procesów z kierownikiem produkcji i 2 handlowcami), Tydzień 3 projekt techniczny (architektura, integracja z Optima, struktura BOM-ów), Tydzień 4-7 budowa (konfiguracja modułów, migracja 850 kontrahentów z Excela, integracja z Comarch Optima przez REST API), Tydzień 8-9 szkolenia (osobno handlowcy, osobno kierownicy produkcji), Tydzień 10 go-live + on-call wsparcie.

Kluczowa decyzja: zachowanie Comarch Optima do księgowości (księgowa znała Optima od 8 lat) i dodanie Open Mercato jako CRM + produkcja + magazyn. Faktury z Open Mercato lecą do Optima automatycznie, płatności w drugą stronę. Brak rewolucji w księgowości, pełna nowoczesność w sprzedaży i produkcji.

Po 6 miesiącach od go-live mierzalne efekty: OEE wzrosło z 58% do 71% (+22%) głównie przez lepsze harmonogramowanie - mniej przezbrojeń, mniej idle time z powodu braku surowca. Czas obsługi zlecenia (od oferty do wysyłki) spadł z 6.2 dnia do 3.8 dnia (-38%) - handlowiec widzi dostępność produkcyjną od razu, nie pyta przez maila.

Terminowość dostaw wzrosła z 71% do 95% - handlowcy obiecują dat tylko jak produkcja potwierdzi w systemie. Stany surowców spadły o 29% (mniej 'bezpiecznego zapasu'), bo system alarmuje przy minimum z 2-tygodniowym wyprzedzeniem. Zarząd ma dashboard z 12 KPI na żywo - decyzje podejmowane w dniu, nie po 2 tygodniach.

Liczba ofert miesięcznie wzrosła o 34% - handlowcy mają więcej czasu na nowych klientów (mniej administracji). Payback wdrożenia: 1.5 miesiąca (oszczędność czasu zespołu + wzrost konwersji). 3-letnia oszczędność vs alternatywa Salesforce: ~245 tys. zł.