Czym jest KSeF i jak przygotować firmę
KSeF = Krajowy System e-Faktur
Krótka definicja
KSeF to centralny, rządowy system wymiany faktur ustrukturyzowanych w Polsce. Po wejściu obowiązku każda faktura B2B jest wystawiana i odbierana przez KSeF w formacie XML, a nie jako PDF czy papier.
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to prowadzona przez Ministerstwo Finansów platforma, przez którą polskie firmy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane (XML). Zamiast wysyłać PDF mailem, firma przesyła fakturę do KSeF, a system nadaje jej numer i udostępnia kontrahentowi. Celem jest uszczelnienie VAT i standaryzacja obiegu dokumentów.
Dla firm korzystających z systemów ERP/księgowych kluczowe jest, by ich oprogramowanie potrafiło komunikować się z KSeF: wysyłać faktury, pobierać przychodzące i obsługiwać numery KSeF. Comarch ERP Optima, Symfonia i enova365 mają natywną obsługę KSeF. Jeśli sprzedaż prowadzisz w innym systemie (np. sklep, CRM, marketplace), potrzebny jest przepływ faktura -> system księgowy -> KSeF.
W praktyce, jeśli zamówienia powstają poza księgowością (Allegro, BaseLinker, portal B2B, sklep), warto spiąć je z systemem księgowym tak, by faktura trafiała do KSeF automatycznie. Tego typu integrację realizujemy z Open Mercato jako warstwą pośredniczącą: zamówienie staje się fakturą w Optima/Symfonia/enova365, a stamtąd ląduje w KSeF - bez ręcznego przepisywania.
Najważniejsze fakty o KSeF
- Faktury w KSeF mają format ustrukturyzowany (XML), nie PDF.
- Optima, Symfonia i enova365 obsługują KSeF natywnie.
- Sprzedaż z marketplace/sklepu wymaga przepływu do systemu księgowego, który wyśle fakturę do KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek e-fakturowania przez KSeF jest wprowadzany etapami dla firm w Polsce. Niezależnie od dokładnych dat warto wcześniej przygotować system księgowy i integracje, żeby przejście było bezbolesne.
Jak połączyć sklep/Allegro z KSeF?
Zamówienia z marketplace/sklepu spinamy z systemem księgowym (Optima, Symfonia, enova365), który obsługuje KSeF. Open Mercato działa jako hub: zamówienie -> faktura w księgowości -> KSeF, automatycznie.
Powiązane pojęcia
Chcesz spiąć sprzedaż z KSeF bez ręcznego przepisywania faktur? Porozmawiajmy.
Umów bezpłatną rozmowę