Czym jest ERP - definicja, moduły i wdrożenie

ERP (Enterprise Resource Planning) to klasa oprogramowania, która konsoliduje w jednej bazie danych wszystkie operacyjne procesy firmy - od przyjęcia zamówienia, przez planowanie produkcji, zarządzanie magazynem, fakturowanie, po księgowość. W przeciwieństwie do CRM, który skupia się na tym, co będzie sprzedane, ERP zarządza tym, co JEST sprzedawane i wykonywane.

Typowe moduły ERP to: zarządzanie zamówieniami (sprzedaż i zakupy), magazyn (stany, lokalizacje, inwentaryzacje), produkcja (BOM, zlecenia, harmonogramy), finanse i księgowość (faktury, należności, zobowiązania), HR i kadry, raportowanie zarządcze. W systemach modułowych jak Open Mercato każdy z tych elementów można wdrażać niezależnie i dorzucać kolejne wraz z rozwojem firmy.

ERP ma sens wtedy, gdy firma osiąga skalę, przy której pojedyncze arkusze Excel i osobne narzędzia przestają wystarczać. Typowe sygnały: dane z magazynu nie zgadzają się z fakturami, zamówienia 'gubią się' między działami, miesięczne raporty wymagają dni pracy ręcznej, audyt RODO lub podatkowy ujawnia braki w logach. Te problemy ERP rozwiązuje przez jeden 'źródło prawdy' dla całej firmy.

Wdrożenie ERP jest zwykle bardziej złożone niż CRM - typowo 3-9 miesięcy dla firm MŚP, do 18 miesięcy dla większych organizacji. Wynika to z konieczności integracji z księgowością (Optima, Symfonia, enova365), migracji danych historycznych i konfiguracji procesów per dział. Koszt wdrożenia 35-200 tys. zł dla MŚP w Polsce, plus opcjonalne licencje (0 zł dla open source, dziesiątki tys. dla SAP/Dynamics).

Open source ERP (Open Mercato, Odoo, ERPNext) zyskuje popularność w segmencie MŚP, ponieważ daje pełną kontrolę nad danymi, brak opłat per user i możliwość customizacji pod specyficzne procesy branżowe (produkcja, dystrybucja, B2B commerce). Dla firm regulowanych (sektor finansowy, medyczny) open source dodatkowo umożliwia audyt kodu i hosting on-premise.