KSeF - jak przygotować firmę wielokanałową
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, zmienia sposób wystawiania faktur w Polsce. Dla firmy sprzedającej w jednym kanale to drobna zmiana. Dla firmy z Allegro, własnym sklepem, sprzedażą B2B i kilkoma systemami - to projekt, który trzeba zaplanować z wyprzedzeniem.
TL;DR
Najpierw zrób mapę: skąd dziś powstaje każda faktura. Dopiero wtedy wiesz, ile punktów musi gadać z KSeF. W firmie wielokanałowej zwykle jest ich więcej, niż ktokolwiek pamięta.
Czym jest KSeF i czego dotyczy
KSeF to centralny system, przez który przechodzą faktury ustrukturyzowane w jednolitym formacie. Zamiast wysyłać PDF mailem, wystawiasz fakturę do systemu, a odbiorca pobiera ją stamtąd. Najważniejsze dla Ciebie: każdy system, który dziś wystawia faktury, musi umieć je przekazać do KSeF. Pełniejsze wyjaśnienie pojęcia trzymamy w słowniku: /slownik/ksef.
Dlaczego wielokanałowość komplikuje sprawę
Firma jednokanałowa wystawia faktury w jednym programie - jedno połączenie z KSeF i koniec. Firma wielokanałowa wystawia faktury w kilku miejscach naraz: w systemie księgowym, czasem w narzędziu do marketplace, czasem ręcznie do dużego klienta B2B. Każde z tych źródeł musi trafić do KSeF spójnie, bez duplikatów i bez faktur, które wymykają się systemowi.
Krok 1: mapa źródeł faktur
Usiądź i wypisz każde miejsce, w którym dziś powstaje faktura albo paragon z fakturą. Marketplace, własny sklep, system księgowy, faktury ręczne, korekty, zaliczki. Dla każdego źródła zanotuj, kto je wystawia i w jakim systemie. Ta lista zwykle jest dłuższa, niż zakładał zarząd - i to ona definiuje zakres projektu KSeF.
Krok 2: jeden punkt prawdy dla faktur
Najzdrowszy układ to skierowanie wszystkich faktur przez jeden system, który gada z KSeF - zwykle system księgowy. Zamówienia z różnych kanałów spływają do niego, a on wystawia i przekazuje fakturę do KSeF. Dla wielu polskich firm tym punktem jest Comarch Optima; sposób spięcia kanałów z Optimą opisaliśmy osobno: /integracje/comarch-optima. Unikasz wtedy sytuacji, gdy trzy systemy wysyłają do KSeF i nikt nie wie, który jest źródłem prawdy.
Krok 3: testy na danych granicznych
Nie testuj tylko zwykłej faktury krajowej. Sprawdź przypadki, które łamią systemy: korekty, faktury zaliczkowe, sprzedaż zagraniczna, zwroty z marketplace, klient bez NIP. To one generują błędy walidacji w dniu wdrożenia. Lepiej znaleźć je na środowisku testowym niż na realnej sprzedaży.
Czego nie odkładać na ostatni tydzień
Uprawnienia w KSeF, certyfikaty i to, kto technicznie autoryzuje wysyłkę, potrafią zająć więcej czasu niż sama integracja. Załatw dostępy i role wcześnie, przetestuj pełny obieg na próbnych dokumentach, a dopiero potem przełączaj produkcję. Firma wielokanałowa, która zaczyna tydzień przed terminem, robi to w panice - a faktura, która nie dotrze do KSeF, to faktura, której formalnie nie ma.
Sprzedajesz w wielu kanałach i KSeF zbliża się szybko? Pomożemy zmapować i spiąć obieg faktur.
Umów rozmowę